DevSecOps研討會演講回顧
如何在Jira中進行團隊成本與工時管理

團隊成本與工時管理

近日,由龍智聯合Atlassian舉辦的DevSecOps研討會年終專場「趨勢展望與實戰探討:如何打好DevOps基礎、賦能創新」在上海圓滿落幕。龍智Atlassian技術與顧問諮詢團隊,以及清暉、JamaSoftware、CloudBees等生態夥伴的嘉賓發表了主題演講,分享他們在DevOps領域的豐富經驗與獨到見解,並圍繞Atlassian最新產品趨勢與Jira、Confluence等工具的最佳實踐,展開了深入探討。

本篇文章回顧龍智技術顧問張曉樂的演講,分享如何有效追蹤專案中的時間和成本、如何在提高團隊工作效率的同時降低成本,以及TimeWise for Jira(Jira工時管理外掛程式)的功能和優勢。

演講回顧

如何在Jira中進行團隊成本與時間管理

大家好,我是龍智技術顧問張曉樂。今天我的分享將聚焦在一個比較細節的議題——如何在專案管理中結合使用Jira和工時管理,更有效率地管理團隊成本。

在專案管理的過程中,以軟體研發為例,必然涉及需求、設計、開發、測試和部署發布等一系列流程。在實際專案管理過程中,通常也會使用一些精細化的管理工具,如自動化測試、程式碼審查工具以及工時管理工具等,確保專案研發工作更加契合實際。

如何進行有效的工時管理

有效的工時管理是專案成功的關鍵因素之一。高效率的工時管理有助於我們更準確地評估團隊的工作效率和整個專案的進度,同時有效控制專案成本。

今天我主要想向大家介紹如何在專案中利用Jira及外掛程式進行工時管理。

首先,讓我們先明確一下什麼是工時。簡而言之,工時就是在處理問題時所花費的時間。但是,工時能否被度量?如何度量呢?

讓我們先深入了解如何在Jira中進行工時管理。相信在座的各位對Jira應該都不陌生,它有一個功能叫做“登記工時”,用於記錄日常的工作日誌。記錄工作日誌是一項簡單的工作,但對於專案經理、部門經理甚至企業主管而言,他們更希望了解工作團隊在專案管理中花費了多少時間,尤其是在整個專案生命週期的不同階段分別花費的時間,如需求、測試和研發階段。

然而,Jira的原生工時管理功能相對較簡單,無法提供詳細的統計功能。為了彌補這一不足,我們可以利用Jira生態圈中的插件。在Atlassian Marketplace中也提供了多款對應插件,搜尋相關關鍵字,您可以看到許多工時插件。

作為Atlassian的白金合作夥伴,龍智擁有數量龐大的本土客戶群。在服務國內客戶時,我們發現客戶對工時管理有實際需求。在深入研究了客戶需求後,我們總結了通用的痛點和難題,設計研發了一個工時管理外掛程式-TimeWise for Jira(Jira工時管理外掛程式)。

TimeWise for Jira-以Jira為基礎的時間&成本管理工具
接下來,我將為大家詳細介紹TimeWise for Jira這款插件。作為一款時間與成本管理工具,它不僅可以進行工時的規劃、記錄和統計,還能進行成本的追蹤與統計,同時也能詳細統計成本的投入。
如何結合工時與專案管理,我將重點從以下五個面向介紹:進度追蹤、資源管理、時間與成本的管控、風險預警,以及多元化的場景支援。
在深入介紹功能之前,我們首先需要考慮如何記錄工時以及輸入的準確性。Jira提供了一個選單,讓每個使用者自己輸入工時。TimeWise則是對Jira工時記錄功能的延伸與擴展。
在TimeWise中,使用者可以對工時進行規劃。例如,當專案計畫或為團隊成員分配任務時,專案經理可以規劃工時;每個專案團隊成員規劃自己下一個迭代週期的工作時,也可以進行工時規劃;在實際專案進行中,如果按照規劃進行工作,使用者可以一鍵將規劃轉換為工時記錄。
在輸入工時的時候,除了在計畫裡針對一個問題進行工時登記,TimeWise還提供工時面板功能。在這個面板上,使用者可以一鍵批次登記工時計畫或批次建立工時記錄。考慮到某些使用者可能需要代其他使用者輸入工時,我們也提供了對應的權限。
同時,某些客戶企業會基於工時來評估員工的KPI,為了避免輸入時間不符合實際情況,我們引進了工時審核功能。管理階層可以決定是否需要審批每個使用者在專案中登記的工時。啟用功能後,使用者提交的工時需要指定相關人員進行審批,審批後使用者將無法修改。審批過程也很輕鬆簡單,因為TimeWise支援大量審核。
工時記錄後,如有專案成員請假等情況,TimeWise也提供休假紀錄,讓工時能真實反映實際狀況。
專案進度盡在掌握
使用者的工時記錄完成後,專案正式啟動。需求創建完成後,專案經理或部門領導可能想了解專案的進展,以及了解團隊成員的時間投入。TimeWise能夠根據專案、專案的IP和版本,甚至根據欄位定義統計維度,來查看專案群組中使用者或部門使用者的時間都花在哪裡。
管理層可能還想了解當前版本迭代花費了多少人/天。大家可以看到上圖是使用者工時表,提供了多維度搜尋。您可以進行基於多個使用者、某些群組、問題類型以及版本進行工時統計,契合實際工作中不同使用者的真實需求。
如果想了解專案目前進行到哪個階段,以及在當前週期或迭代內團隊成員的日常工作,TimeWise提供了一個Issue面板。在公司內部週會上也可以利用這個面板。透過它,你可以清楚地看到每個使用者在每一天都在做什麼,以及為這些任務花費了多少時間。您也可以根據需求調整專案的維度,以在會議上共享進度。
高效率管理專案資源
透過TimeWise for Jira插件,還可以進行資源管理。管理者可能關心部門員工的工作安排是否飽和,是否需要調整。TimeWise提供運作率和飽和度報表,您可以查看團隊成員在某一段時間內的工作量,以及分配給他們的工作所需的時間和實際記錄的時間。透過有效日誌和期望日誌的對比,計算出使用者的運作率。根據運轉率,你可以判斷在這段時間內,該使用者的工作是否過載,是否需要重新分配工作。
餅圖是基於專案的總工時統計。它顯示了在一段時間內不同專案使用者所花費的總工時。可以看到在這段時間內,某個專案花費的工時較多,員工沒有精力進行另外兩項工作。這能夠幫助管理者了解是否有專案的工作量過大,是否需要增加人手,以及人力資源分配是否合理。
如果管理者想更詳細地了解每位使用者在這段時間內的工時分配情況,以便進行專案規劃的調整,可以透過團隊維度的報表來查看。
輕鬆管控專案時間與成本
此外,TimeWise也提供了強大的時間與成本管控功能。成本管控方面,我們引入了自訂職級的概念,允許企業根據內部職級來靈活定義不同級別,每個級別對應相應的成本。這些成本與使用者記錄的工時緊密關聯。透過將使用者的職級與工時結合,再考慮團隊內使用者所在的等級及其對應成本,我們能夠精確統計專案在特定時間內的總工時花費。同時,結合使用者所在職級及相應的成本,也能計算出專案迄今已經發生的總成本。透過比較原本專案的預估成本和目前的人力成本,能夠清楚評估專案是否面臨潛在的資源風險。
另外,TimeWise也支援工時分類登記,您可以自訂工時類型,例如測試類工作、軟體開發類工作等。大家也可以看到,圖中清楚地展示了基於不同職級的員工在不同階段、不同時間點的成本和工時統計。
上圖是另一個維度的成本報表。此報表可以透過不同維度的篩選,顯示您關心的特定工時和成本的統計情況。
 
在Jira中,有一個功能叫時間追蹤。此功能是比較原始預估工時以及使用者登記工時,統計出使用者在當前問題上的實際消耗時間,以及還需多長時間來完成此工作。TimeWise將此功能與自身的功能結合,幫助評估專案是否按照正常進度進行,是否有延期的風險。
提前預知風險,及時採取行動
TimeWise可統計多個專案的實際工時以及計畫工時,方便從專案角度評估是否有延期、預算超標等情況。
透過預估工時報表,您可以查看專案特定問題。基於每一個問題的預估工時與使用者登記的實際工時,能夠有效評估專案中哪些問題可能延期,從而讓相應人員加快進度。
支持加班、休假等多元化場景
TimeWise支持多元化的場景。在某些情況下,客戶需要發送工時相關的通知。例如,當使用者提交的工時被領導者駁回時,系統應發送通知,提醒使用者重新填寫工時。另外,員工提交工時並需要指定人員進行審批時,也需要發送通知給指定人員。TimeWise支援郵件通知或系統內通知,您可以靈活決定需要哪種通知,或兩種通知都保留。
如果某個問題已解決,您也可以在TimeWise中自訂是否允許使用者繼續在此問題中輸入工時。
在權限方面,TimeWise也提供了一些靈活的控制選項。例如,可以定義上個月登記的工時從本月的某個時候開始不能再修改,以確保數據的準確性。對於不同角色的用戶,例如專案組成員和專案經理,系統也允許差異化的權限設定。專案經理通常更關心每個成員的工時情況,而領導可能只需查看整體數據。因此,可以將領導的權限設定為僅查看。另外,非正常的工時,如休假,也可以依照企業的實際狀況進行期限的定義。
為了支援多元化的場景,TimeWise提供了靈活的全域配置與說明。在全域配置中,企業可以設定使用者每天可以登記的最大工時時長,例如每天8小時。若有加班狀況,可設定使用者進入加班模式,超過8小時的工時會自動記錄為加班工時。此外,您也可以在此設定非工作日的工時是否計入最終的工時統計。
TimeWise的權限設定也很簡單直覺。使用者可以輕鬆設定查看、登記以及為其他人登記等權限。您也可以靈活地自訂休假類型。管理員可依企業狀況設定假期安排,包括休息日、調休、假期等,以及依照每年日期的變更進行相應的調整。
除了今天介紹的TimeWise for Jira(Jira工時管理插件)外,龍智還提供其他實用插件,例如Confluence、Jira浮水印插件,這是龍智首發的插件。它能在Confluence或Jira中加入浮水印,用戶登入或想匯出內容時,都會打上對應的標記,確保資訊留痕。
Jira並行審核和工作流程外掛程式是Jira工作流程配置的強大擴展。在某些業務場景中,可能存在兩個人核准通過才能往下一個節點流轉的情況,這款外掛程式可直接設定並行審批,非常方便。
還有Confluence附件下載及頁面安全插件,能夠對Confluence權限功能進行更細節的控制。如果各位有興趣,歡迎試用。
企業如何良好實踐工時管理
那麼,如何實現務實地記錄和追蹤工時?前面提到,可以透過引進審批流程來記錄工時。同時,可以從系統的角度,控制每天使用者可以登記的工時時長、設定超過一定天數,或是完成後不能再統計的規則,來確保工時的準確性。
此外,需要在管理層和員工之間達成共識,強調記錄工時的目的是為了專案的高效進行和交付品質的提高,而不僅僅是為了追求KPI。透過宣講,培養員工對工時記錄的正面態度,從而改變他們的主觀意願。
最後想強調的是,工時的管理和統計應該是對管理工作的輔助,而不是盲目追求對時間長度的管理。在評估使用者工作時,需要考慮問題的複雜程度、所用技術的難易度,以及員工個人的時間安排是否合理等多個方面,調整對工作的評價。專案管理和團隊協作應該逐漸轉向追求時效,而不是單純地看時長。
以上是我的分享內容,謝謝大家的聆聽!

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