本文來源Atlassian知識管理指南，由Atlassian全球白金合作夥伴——龍智翻譯整理。
引言
大約兩年前，人工智慧——特別是生成式人工智慧的迅速崛起震撼了全球。各行各業爭先恐後地瞭解、採用並利用AI，部分出於對這項技術的興奮，但很大程度上，也是出於對落後於人的恐懼。
然而，兩年過去了，AI的採用進程仍然緩慢。無論是出於對網路安全、實際應用，還是企業實施方面的擔憂，企業高管仍然在持續評估公司內部引入AI的利與弊。事實上，超過三分之二（67%）的企業領導者表示，AI的整合仍然有限或幾乎空白。
那麼，是什麼導致了這種猶豫？為何企業在當前階段仍未在團隊中廣泛採納和應用AI？
實際上，從根本上講，AI僅僅是一種工具。而一個工具所能產生的影響，取決於使用它的人以及背後的基礎設施。要充分發揮AI的潛力，現代企業必須首先解決阻礙其發展的基礎性問題。
這一點在知識管理方面尤為明顯。如果常見的知識管理問題依然存在——比如資訊孤島現象，或資訊共用效率低下——那麼AI將難以發揮任何有意義的價值。
事實上，實施AI解決方案可能會加劇這些問題。將傳統的知識管理系統與AI結合，可能會延續錯誤或不完整的資訊，因為AI會持續提供答案——只不過這些答案是錯誤的。畢竟，AI的有效性取決於它所集成的系統；如果系統中的數據不開放、不可訪問，那麼AI功能所能發揮的作用就非常有限。
然而，借助恰當的方法，AI能夠重新界定知識共用。它為資訊的生成、捕捉及傳播帶來了創新途徑。
Atlassian致力於打造最佳工具，以釋放團隊的潛力——AI也不例外。
Atlassian的AI解決方案——Atlassian Intelligence和Rovo——只有在推動者、實踐行為和文化背景的共同支持下，才能發揮其影響力。本指南中，我們將探討Atlassian當前提供的AI解決方案，並分享為實現這些解決方案及充分發揮您組織潛力所推薦的最佳實踐。
Atlassian Intelligence驅動的知識革命
Atlassian Intelligence將AI知識管理移交至組織領導者及其團隊（從人力資源到IT，以及所有中間部門）的手中。它深度集成於Confluence、Jira以及整個Atlassian產品組合。使用Atlassian Intelligence的用戶平均每週可節省45分鐘，其中77%的用戶表示，AI驅動的搜索功能為他們顯著節省了時間。
讓Atlassian Intelligence脫穎而出的功能包括：
- 內容轉換：AI可以總結各種非結構化的內容，比如白板便簽，並將其轉換為Confluence頁面上的結構化內容或Jira任務。
- 主動發現知識：AI會自動推送相關的、恰當的資訊，用戶無需再進行手動搜索。例如，AI可以根據用戶當前的頁面內容，推薦相關頁面，並使用自然語言處理（NLP）在Jira中提供搜索結果。
- 內容生成與改進：生成式AI可以創建大綱、內容草稿和標題。還可以通過修改寫作風格等方式，修訂和澄清現有內容。
通過Rovo，提升您的AI實踐
Rovo是您的AI隊友，與Atlassian Intelligence協同工作，旨在幫助每個團隊解鎖並利用組織知識。Rovo能夠即時發現寶貴的團隊協作見解，並提供可自定義的智能代理，這些代理如同您團隊的虛擬成員，隨時準備為您提供支持並增強協作。
Rovo主要功能包括：
- Rovo聊天：使用Rovo聊天，您的任何問題都可以得到個性化的回答。Rovo聊天能夠理解您組織的專案、目標、行動和團隊成員背後的資訊，從而提供準確、詳細的回復。例如，您可以詢問Rovo某個專案是否有延遲，總結某個特定戰略中某個概念的含義，或確定分配某個專案給合適的團隊成員。
- 企業級搜索：Rovo搜索能夠從您所有的Atlassian工具（包括Jira、Confluence、Loom和Bitbucket）以及關鍵的企業應用（如Google Drive、Microsoft SharePoint、Figma、Slack等）中提取相關結果。它可以搜索所有位置和格式的數據源，從Jira中的任務到Google Drive中的圖表和幻燈片。它能夠理解您最需要的關鍵資訊，並從整個企業系統中提供全面的洞察和上下文。
- 高級AI代理：Rovo的AI代理就像您團隊的延伸，能夠根據團隊的獨特需求和目標執行特定任務。開箱即用的代理可隨時執行常見任務，如創建或修訂內容以符合品牌指南、將內容翻譯成多種語言、整理Jira任務和待辦事項、創建發佈說明等等。您還可以使用無代碼/低代碼平臺，為其他需求創建自定義代理。
如何利用AI擴展組織內的知識管理
通過構建支持性的實踐並恰當運用AI工具，團隊能夠打造一個強大的知識管理系統，助力公司在發展過程中持續壯大。以下是四個關鍵步驟，幫助您的組織有效利用AI，並為知識共用、員工生產力和跨團隊協作奠定堅實的基礎。
1. 培養協作文化
建立知識管理基礎的第一步是培養協作文化。這意味著要創造一個開放的環境，讓團隊能夠分享見解，在知識庫內部與同事溝通，並找到工作所需的資訊。這種文化轉變將創造一個更強大的引擎，反映團隊的全面知識和洞察。
Atlassian Intelligence在支持這種協作文化中發揮著關鍵作用：
- 總結會議記錄並確定行動項：這有助於團隊快速理解關鍵要點和下一步行動，保持所有人的步調一致，減少冗長的回顧或後續郵件的必要。
- 起草和修訂知識文章：這有助於更快速地標准化和傳播關鍵知識，讓團隊平等地獲取重要資訊。
- 支持即時互動，在評論和文檔中添加視頻消息：通過即時編輯和標記團隊成員等互動功能，鼓勵成員積極參與、即時回饋、提高參與度，讓團隊成員無論身處何地都能無縫協作。
- 建議相關資源，幫助創建新內容並提供有依據的回饋：通過智能建議，團隊成員可以快速找到有價值的參考資料，從而簡化和增強新內容的創建，並促進協作決策。
- 在流覽過程中總結現有頁面，支持被動知識發現：Atlassian Intelligence可在您懸停頁面時提供摘要，幫助發現有價值的見解，避免錯過相關資訊。
- 使用Rovo協作更高效：使用Rovo與Slack、Google Meet和Microsoft Teams等流行的第三方協作應用集成，防止資訊孤島。通過這些集成，用戶可以在這些平臺中搜索、共用和啟動知識，而無需切換工具或拖慢工作流程。
應用場景：簡化專案規劃——專案經理可以基於行銷日曆和產品路線圖，利用AI將不同團隊的任務和時間線聯繫起來。AI可以利用這些文檔創建一個適用於所有相關人員的專案計畫草案，並綜合每個部門的相關資訊。
2. 簡化並增強內容創建
您的知識庫始終需要創建新的資源並更新現有資源。然而，從零開始創建並對現有內容進行修改都需要時間，更不用說還要收集相關的公司檔來為新內容提供資訊了。
- 使用Confluence：您可以訪問多種內容類型，包括頁面、資料庫、白板和視頻，以創建專業化和定制化的內容。會議記錄、決策流程和白板頭腦風暴等常見場景的內置範本，可幫助簡化內容創建。
- 借助Atlassian Intelligence：可以協助起草和潤色內容，提升生產力和品質。AI可以在相應的Confluence頁面上添加內容摘要，並總結來自Jira工單和epics等其他來源的內容。即使是白板便簽也可以轉化為Confluence頁面或Jira工單，從而讓想法從構想無縫過渡到完成。
- 使用Rovo創建更優質的內容：您可以訓練Rovo代理，根據Jira工單、白板頭腦風暴和會議記錄等資訊，起草全面的文檔，從而更快地實現標準化和傳播資訊。
應用場景：啟動新產品發佈——Atlassian Intelligence可以輕鬆地將產品發佈頭腦風暴白板轉化為三階段方法，為每個行動項創建Jira工單，並分配相關的團隊成員。
3. 利用AI節省時間，快速找到所需資訊
通常情況下，您只需要一個資訊、快速回饋或批准就能推進專案，但您需要的人可能正在休假或無法聯繫。
AI可以通過總結會議記錄、頁面和評論來填補這一空白，讓您快速找到問題的答案。這樣，您就不必再詢問他人或翻閱檔。
- 使用Rovo更快投入工作：Rovo聊天允許團隊進行動態對話、提出問題直到獲得所需的答案，即時頭腦風暴、獲取寶貴的回饋並解決問題。該聊天工具由您公司的數據驅動，並且會隨著持續使用變得更加智能，從而在團隊工作時提供更好的支持。
應用場景：即時解答入職問題——新員工在入職過程中可以向Rovo聊天詢問任何問題，例如“我可以在哪里查看我的員工福利？”或“我們團隊第三季度的目標是什麼？”Rovo將直接提供答案，同時鏈接到相關資源，以便員工瞭解更多資訊。
4. 自動評估、維護和優化知識內容
確保知識庫內容的準確性、完整性和及時更新至關重要。錯誤或過時的資訊會導致決策失誤和操作錯誤。在此過程中，協作與信任的企業文化發揮著關鍵作用。
持續審查關鍵性內部知識，確保其準確性與相關性。鼓勵團隊成員及時標記過時內容，並提醒相關管理員進行更新，以便為全體人員提供可靠的事實依據。
- Confluence可深入瞭解內容的參與情況：幫助團隊確定哪些內容有效、哪些內容需要更新、哪些內容需要歸檔。詳細的頁面洞察包括流覽量、獨立流覽者、評論以及被@提及用戶的參與度。所有這些洞察都有助於提高內容品質。
- AI自動化可確保您能及時處理無關或過時的內容：在Confluence中，您只需描述想要自動化的任務即可創建自動化規則。例如，您可以創建一個自動化規則，在頁面閒置六個月後將其歸檔，並在完成後提醒頁面所有者。
- 使用Rovo實現更智能的自動化：利用Rovo代理自動化工作流程並簡化常規流程，例如本地化公司政策或確保文檔符合品牌指南。
應用場景：確保資訊始終準確且可訪問——團隊可以使用AI確保龐大的公司數據和內容不會被忽視。例如，空間管理員可以創建規則，每季度提醒頁面所有者更新內容，以防止資訊過時。
借助Atlassian團隊協作套件，提升團隊實力
借助Atlassian的團隊協作套件（Teamwork Collection），實現無縫協作，提高團隊生產力。這套工作管理工具打破了資訊孤島，提升了工作效率，並將AI融入團隊協作的每個階段。通過整合Jira、Confluence、Loom和Rovo代理的強大功能，您的團隊可以克服工具差異和團隊孤島等障礙。
作為Atlassian全球白金合作夥伴，龍智團隊為您提供量身定制的實施路線圖、跨團隊協作的最佳實踐和指導，確保您充分釋放Atlassian工具的全部潛力。我們可以幫助您：
- 為Atlassian團隊協作套件制定落地策略
- 提供團隊培訓，以便更高效地利用AI代理
- 提供定制化的入門培訓，確保各部門順利採用
- 持續優化Jira、Confluence、Loom和第三方工具之間的工作流程
獲取更多支持，請通過以下方式隨時諮詢Atlassian全球白金合作夥伴——龍智：
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